職場でも営業先でも使える会話術、ビジネス会話術を向上させる方法
【営業先の相手に好印象を与えるには、トップ営業マンになれる会話術】では、営業先の相手に対して良い印象を与えられる会話術について紹介しましたが、ここでは職場の上司や同僚に対しての会話術、いわゆる「ビジネス会話術」の基礎と、会話術をより向上させるための方法について見ていきたいと思います。
営業先の相手に対してはもちろん、職場の上司や同僚へ好印象を与える対応というものも、仕事をスムーズに進めていくためには非常に重要なことですよね。では、まずビジネス会話術の基礎となる部分について考えていきましょう。
みなさんは「ホウ・レン・ソウ」という言葉を聞いたことはありますか？「ホウ・レン・ソウ」は「報告」「連絡」「相談」の略で、これらはすべてビジネス会話術の基礎となるものです。
会社に入ったばかりの新入社員のみなさんはまだあまり聞き慣れない言葉かもしれませんが、仕事をスムーズに進めていくにあたって「ホウ・レン・ソウ」は基礎中の基礎となっています。
まず仕事についての「報告」は、上司に対しても同僚に対してもあらゆる面で必要となるものです。また、良い報告もトラブルなどの報告もすべて伝える必要があります。
ミスをした場合も、報告なしでは相手との信頼関係が一気に崩れてしまいます。報告は相手に仕事の経過や結果を伝えるために重要な行動ですので、その都度しっかり報告するようにしましょう。
そしてわかりやすく結論から述べるということも報告をする上で重要なビジネス会話術となります。だらだらと長く話すことなどないよう、報告すべきことをあらかじめまとめておき、短く簡潔に伝えるようにしましょう。
次の「連絡」は、仕事の予定・これからのスケジュールなどを伝えるために必要なものです。日時、場所などの計画を職場の上司や同僚、また営業先の相手にも連絡することがありますが、この連絡も報告と同様に簡潔に正確に伝えるようにしましょう。
また、日時や場所といった連絡事項は誰にでもわかるようにはっきりさせておく必要ありますので、口頭で伝えるだけではなく、書面にして連絡をすることが一般的です。
そして最後の「相談」ですが、これがビジネス会話術を向上させるポイントになります。
みなさんは仕事をしていてわからないこと、心配なこと、不安なことがあったとき、誰にも相談せずにそのままにしておいてはいませんか？
相談をせず不安な気持ちのまま仕事を進めていては、本来ならばできる仕事もミスをしてしまう恐れが高くなってしまいます。
仕事のミスは相談することによって解決することも非常に多いですから、わからないことがあったらすぐに上司に相談をする、ということがビジネス会話術を向上させていく上で必要なことなのです。
ミスやトラブルをあらかじめ防ぐためにも、相談はビジネスには欠かせないものとなっています。また、相談の方法にも気を遣うとさらに会話術を向上させることができます。
例えば上司に相談をする、といっても上司と長々と話をするわけではありません。上司にも上司の仕事がありますから、相談したい内容をできるだけわかりやすく伝えることが相談相手を困らせないコツとなります。
わからないことがあった場合には、まず何がどうわからないのかを簡潔な言葉にまとめてみましょう。相談をするのはしっかりと言葉にまとめてからです。
相談内容の詳細をはっきりさせておくことで相談された相手も問題に対して応えやすくなりますから、よりスムーズに仕事を進めることができるのです。仕事でわからないことがあった場合には、ミスやトラブルを防ぐためにもすぐに相談をするようにしましょう。
